La historia de Rentio comenzó con un reto urgente: la comunicación con los inquilinos a través de WhatsApp, SMS y web había dejado de ser escalable.
El equipo estaba desbordado por consultas repetitivas, lo que dejaba poco margen para el trabajo estratégico y el crecimiento.
Antes de profundizar, es importante aclarar un punto clave:
KBA.Engage es la plataforma de IA conversacional desarrollada por KBA.
RentIA es el nombre que Rentio eligió para su propio agente conversacional, construido y personalizado sobre KBA.Engage para alinearlo con la identidad de su empresa.
Esta distinción es importante, porque lo que viene a continuación no es la historia de un chatbot genérico, sino un ejemplo real de cómo una plataforma flexible de IA conversacional se adapta a la voz, el tono y la operación de una empresa.
La plataforma detrás de RentIA: KBA.Engage
KBA.Engage es una plataforma de IA conversacional diseñada para transformar la comunicación con los inquilinos, pasando de un soporte reactivo a un engagement proactivo y empático.
Opera a través de canales como WhatsApp, SMS y web, adaptándose a la realidad operativa de cada mercado, especialmente en Latinoamérica, donde WhatsApp juega un papel central.
Con KBA.Engage, las empresas pueden:
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Automatizar más del 80 % de las consultas repetitivas, liberando tiempo del equipo humano.
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Enviar recordatorios proactivos y campañas automatizadas, reduciendo la morosidad y mejorando la recuperación hasta en un 30 %.
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Acceder a datos en tiempo real, incluyendo estado de cuenta, saldos pendientes y validación de teléfonos.
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Escalar la comunicación con inquilinos sin aumentar plantilla.
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Mantener un tono conversacional humano y alineado con la marca.
A partir de esta plataforma, Rentio creó RentIA, su propio agente de IA conversacional, totalmente alineado con la forma en que Rentio se comunica con sus inquilinos.
1. El problema que Rentio necesitaba resolver
“Nuestro equipo estaba ahogado por consultas repetitivas en WhatsApp. Teníamos un problema muy claro: el equipo estaba desbordado por mensajes recurrentes… Necesitábamos que RentIA se encargara de esas consultas para que el equipo humano pudiera centrarse en trabajo estratégico.”
— Juan Pablo, Gerente de Marketing de Rentio
Los canales de mensajería conversacional estaban en el centro de la operación de Rentio… y, al mismo tiempo, eran su mayor cuello de botella.
La atención al inquilino absorbía una enorme cantidad de tiempo operativo. Sin una capa estructurada de IA conversacional, incluso las preguntas más simples requerían intervención humana.
Rentio necesitaba una solución capaz de responder, guiar y acompañar a los inquilinos de forma automática, sin perder cercanía ni claridad.
2. Por qué Rentio eligió a KBA para su IA conversacional
“La excelencia se logra con foco.”
“KBA son expertos en herramientas de IA; nosotros somos expertos en la gestión financiera del alquiler… Trabajar con KBA siempre se ha sentido como cuidar un jardín juntos.”
Rentio tenía claro que no quería desarrollar IA conversacional internamente. Su experiencia está en la administración financiera de arriendos, no en la creación de plataformas de IA.
KBA aportó justo lo que faltaba: una sólida experiencia en IA conversacional aplicada, diseñada para entornos operativos reales, no chatbots genéricos.
Desde el primer día, la relación se sintió más como una alianza que como un proveedor externo.
3. Diseñando RentIA: una IA conversacional que suena como Rentio
“Si queríamos que RentIA fuera empática, tenía que nacer de nuestra forma real de comunicarnos.”
“Nuestro tono es calmado, cercano y empático. No queríamos un bot robótico, sino una compañera que entendiera que detrás de cada mensaje hay una persona.”
Uno de los mayores retos no fue técnico, sino humano.
Gracias a que KBA.Engage permite personalización a nivel conversacional, RentIA fue diseñada para hablar con la voz de Rentio: manteniendo conversaciones reales, no respuestas guionizadas.
4. Los primeros cambios: la operación empieza a respirar
“Lo que realmente cambió fue nuestro foco interno.”
“La persona que antes atendía a los inquilinos durante todo el mes ahora se concentra en los primeros cinco días del ciclo… y después aporta de forma mucho más estratégica.”
La automatización conversacional generó un verdadero alivio operativo.
El tiempo que antes se dedicaba a responder mensajes ahora se invierte en trabajo estratégico y de mayor valor.
Un rol que antes exigía atención constante durante todo el mes pasó a centrarse en los momentos clave del ciclo, aportando valor donde realmente importa.
5. Fase 2: la visión a corto plazo
“Desde el primer día supimos que la Fase 1 solo tenía sentido si venía acompañada de algo más.”
RentIA continúa evolucionando sobre KBA.Engage.
La siguiente fase incluye identificación de contratos en tiempo real, recordatorios inteligentes, guías dentro del portal y flujos conversacionales cada vez más autónomos.
6. La plataforma detrás de RentIA
“Los dashboards serán esenciales para lo que viene.”
“Los dashboards nos ayudarán a iterar más rápido y a tomar decisiones basadas en datos reales.”
La IA conversacional no solo conversa: genera insights.
Los dashboards permitirán a Rentio detectar patrones, optimizar mensajes y mejorar de forma continua tanto la experiencia del inquilino como la eficiencia operativa.
7. Lo que lograron aliándose con expertos
“La verdad: mucho. Casi todo.”
“Crear algo como RentIA internamente habría sido casi imposible… Aliarnos con expertos nos permitió avanzar rápido.”
Al trabajar con expertos en IA conversacional, Rentio pudo mantenerse enfocado en lo que mejor sabe hacer, mientras aceleraba innovación, escalabilidad y velocidad de ejecución.
8. Aprendizajes y visión
“Así funciona la innovación: se aprende sobre la marcha.”
Como en cualquier proceso innovador, hubo aprendizajes por el camino.
Pero el impacto de la IA conversacional en la operación de Rentio dejó algo claro: era la dirección correcta.
Conclusión: eficiencia sin perder humanidad
KBA.Engage proporcionó la plataforma de IA conversacional.
Rentio la convirtió en RentIA, un agente conversacional humano y alineado con su identidad de marca.
El resultado no es solo automatización, sino una forma de trabajar más escalable y empática, que devuelve tiempo a los equipos y claridad a los inquilinos.
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